鑒于目前很多大中型企業均采用人工手動方式管理各會議室的日常使用,分配和查詢各會議室的使用情況時,效率低下,不能及時對各樓層的會議室空閑/預定情況做到了如指掌,難以滿足現在各企業的實時需求。會務管理系統應運而生,圍繞基本的會務工作,包括客戶管理、會議日程管理和會場管理,對會議期間的時間和空間實現數字化管理,將會議期間的各項日程分解成縱向的時間區間,引導參會人員提供便捷服務,使與會人員能夠在適當的時間和空間中安排各自的日程。以對會議室的使用/預定管理進行規范化,避免資源的沖突。與此同時,會議組織者只需要通過互聯網便可隨時了解每個會議室的當前狀態和預定情況等。